Guida a Prime Visite

Prime Visite è il cuore del programma: qui si registra ogni paziente visitato, con il preventivo che gli è stato proposto, e lo si segue fino alla decisione. Le domande a cui risponde sono quelle di ogni giorno: quali preventivi sono ancora in decisione? quali pazienti vanno ricontattati? come stanno andando le prime visite?

L'idea di fondo: una visita = una riga. La si crea con + Nuova visita, se ne segna l'esito (Accettato, Non accettato, In decisione) e la si aggiorna quando cambia qualcosa: un richiamo fatto, un'accettazione, un incasso. Tutto quello che scrivete qui alimenta Analisi Studio e i report automatici via email.

Alcune sezioni descritte qui (branche odontoiatriche, incassi, convenzioni, firma del preventivo) possono non comparire: dipende da come è configurato il vostro studio.

1. Dove si trova

Dalla Home si apre con la tessera Prime visite. La parte alta della pagina riassume la situazione e raccoglie i comandi principali.

1. Contatori: visite dell'anno, visite accettate e, soprattutto, Da richiamare, cioè i preventivi in decisione la cui scadenza è arrivata.
2. Prossimi appuntamenti: i promemoria della vostra Agenda personale (il pulsante Agenda in alto a sinistra apre il calendario completo).
3. + Nuova visita: registra un paziente.
4. Controllo incongruenze: cerca le schede con dati che non tornano (vedi §8).
5. Piani non accettati al 100%: i pazienti che hanno accettato solo una parte del preventivo (vedi §8).
6. Cerca ovunque: filtra l'elenco su tutte le colonne mentre scrivete.
7. Esporta dati: scarica l'elenco in CSV/Excel o PDF.

Chi ha il ruolo Commerciale vede soltanto le visite che segue.

2. L'elenco delle visite

Ogni riga è una visita. Il colore dice subito a che punto è: verde accettato, giallo in decisione, rosso non accettato.

1. Occhio: apre il riepilogo della visita.
2. Matita: apre la scheda per modificarla.
3. Tre puntini: le azioni rapide (vedi §7).
4. Esito del preventivo: Accettato, Non accettato o In decisione.
5. Scadenza del preventivo, per quelli in decisione: verde finché c'è tempo, gialla quando è vicina o è oggi, rossa quando è passata.
6. Filtri per colonna: scrivete nel campo sotto l'intestazione (paziente, dottore, sede…) e premete Filtra. Resetta filtri li toglie tutti.

In fondo alla pagina scegliete quante righe vedere e scorrete le pagine; Ordina per cambia l'ordinamento.

3. Registrare una nuova visita

+ Nuova visita apre la scheda. I campi con l'asterisco sono obbligatori; il punto esclamativo arancione accanto al titolo di una sezione indica che lì manca ancora qualcosa, e diventa una spunta verde quando la sezione è a posto.

1. Paziente: cognome, nome e tipo di paziente (per esempio Adulto o Bambino 0-14).
2. Visita: data della visita (proposta quella di oggi), dottore, sede, tipo visita (Prima visita, Rivalutazione, Già cliente), tipo conoscenza (come vi ha conosciuto: passaparola, social, internet…), commerciale e chi compila la scheda (proposto chi è collegato). Se lo studio ha una sola sede o un solo dottore, sono già selezionati. Spuntate Post urgenza se la visita nasce da un'urgenza.
3. Preventivo: il valore del preventivo (vedi sotto), il tipo di pagamento e l'interruttore Preventivo firmato.
4. Esito del preventivo: Non accettato, In decisione o Accettato (§4).
5. Branche odontoiatriche, Incassi (§6) e Convenzione, se lo studio li usa: sono chiuse e si aprono con Mostra/Nascondi. Da chiuse, l'intestazione riassume cosa contengono, per esempio 2 incassi.
6. Note.

Alla fine premete Inserisci. Se avete altre schede da registrare, Salva e inserisci un'altra salva e lascia aperta una scheda vuota.

Se chiudete la scheda senza salvare, alla riapertura il programma propone di riprendere la bozza o di scartarla. La bozza resta finché non chiudete la scheda del browser.

Il paziente è già venuto?

Mentre scrivete il cognome, il programma propone i pazienti già registrati, con la data dell'ultima visita. Cliccando il nome giusto, cognome, nome e tipo di paziente si compilano da soli.

Quando cognome e nome corrispondono a un paziente già registrato, compare un riquadro con l'ultima visita. Copia dati dall'ultima visita riporta dottore, sede, tipo conoscenza e commerciale. Se il paziente ha già un preventivo in decisione, il riquadro lo segnala con un collegamento a quella visita: se è lo stesso preventivo, conviene aggiornare quello invece di crearne un altro.

Gli importi

Sotto i campi, una riga riassume il calcolo mentre scrivete: Listino − cure non accettate − sconto = proposto.

Le note

• Note: appunti interni sulla visita.
• Note e-mail: il testo che compare nei riepiloghi di fine giornata inviati via email. Scrivete qui quello che il collega o il dottore deve sapere ("accetta solo la parte di igiene, il resto più avanti").

Le branche odontoiatriche

Se lo studio le usa, la sezione Branche odontoiatriche ripartisce il totale fra le prestazioni (implantologia, protesi, igiene…). Totale righe e Differenza vi dicono se la ripartizione quadra con il totale di riferimento. Questi dati alimentano la vista Analisi branche.

4. L'esito del preventivo

L'esito del preventivo ha tre valori, e ognuno apre i campi che servono.

Accettato: il paziente ha accettato. Il programma propone il totale accettato uguale al proposto e la data di accettazione di oggi: correggeteli se serve (il totale può essere minore del proposto, se accetta solo una parte). Se la conoscete, indicate la data di incasso prevista. Il tempo di accettazione lo calcola il programma: accettazione immediata, entro una settimana, entro un mese oppure oltre un mese.

In decisione: il paziente ci sta pensando. Qui la scadenza del preventivo è obbligatoria, ed è la data più importante della scheda: dice al programma quando il paziente andrà ricontattato. I pulsanti +7, +15 e +30 giorni la compilano al volo.

Non accettato: il paziente non ha accettato. La visita resta nello storico e conta nelle statistiche.

Lo stato della visita a colpo d'occhio

In cima al dettaglio e alla modifica di una visita c'è una timeline con le fasi: Visita, Preventivo, In decisione (se c'è passata), Esito e Incassi. Il verde indica una fase fatta, il blu quella in corso, il giallo qualcosa da controllare, il rosso un problema (per esempio un preventivo scaduto senza richiamo). Se lo studio li usa, sotto compaiono anche convenzione, percorso chirurgico e materiali.

La riga Prossimo passo dice cosa manca: richiamare il paziente, inserire la data di accettazione, registrare il saldo. Mentre compilate la modifica la timeline si aggiorna da sola, anche prima di salvare.

Sotto la timeline, Storico dei cambi di stato elenca con data e utente ogni cambio di esito, firma, scadenza, richiamo, incasso e convenzione, a partire da quando la funzione è attiva. Per le visite precedenti lo storico parte dalla prima modifica successiva.

5. I richiami

Un preventivo in decisione segue questo percorso:

1. Fino alla scadenza la riga è gialla e la scadenza si vede nella sua colonna.
2. Alla scadenza il paziente entra fra i Da richiamare (il contatore in cima alla pagina) e la scadenza diventa rossa.
3. Il mattino, dal lunedì al sabato, il commerciale che segue la visita riceve via email il promemoria delle chiamate da fare.
4. Dopo la telefonata aprite la visita con la matita: nella scheda compare la sezione Richiamato. Attivatela e scrivete data e nota del richiamo.
5. Quando il paziente decide, cambiate l'esito in Accettato o Non accettato.

Se il paziente chiede altro tempo, spostate in avanti la scadenza del preventivo: il richiamo tornerà al momento giusto.

6. Gli incassi

Nella sezione Incassi (pulsante Mostra/Nascondi) potete annotare fino a tre pagamenti, ognuno con data, importo e tipo. Servono per i piani pagati a rate o con acconto.

La somma degli incassi non dovrebbe superare il totale: se succede, il programma lo segnala. Gli incassi con data nel periodo scelto formano gli Incassi previsti di Analisi Studio.

7. Modificare, consultare, condividere

• Occhio: il riepilogo della visita, in sola lettura.
• Matita: la scheda completa, per cambiare qualunque dato; si chiude con Salva modifiche.
• Cestino: elimina la visita, dopo una richiesta di conferma.
• Tre puntini: le azioni rapide.

La scheda di modifica ha le stesse sezioni di Nuova visita, con i dati già inseriti, e in più la sezione Richiamato quando la scadenza è arrivata. Le sezioni chiuse dicono nel titolo cosa contengono, per esempio 2 prestazioni o 1 incasso. I valori proposti compaiono solo nei campi vuoti, quando cambiate l'esito. Se scegliete un esito per sbaglio, tornando a quello di prima ritrovate i dati, finché non salvate.

Fra le azioni rapide ci sono:

• WhatsApp: apre un messaggio al paziente, partendo dalle frasi preparate nelle Impostazioni. Serve WhatsApp Web attivo sul computer; la funzione è inclusa nei piani Professional ed Enterprise.
• Scarica scheda paziente PDF: il riepilogo della visita, pronto da stampare.

8. I controlli dell'elenco

Controllo incongruenze cerca le schede da sistemare:

Piani non accettati al 100% elenca i pazienti che hanno accettato solo una parte del piano di cura: sono le persone a cui ha senso riproporre il resto.

Esporta dati scarica le visite in CSV/Excel o PDF, scegliendo le colonne. L'esportazione rispetta i filtri impostati sull'elenco.

9. Se il pulsante Nuova visita è disattivato

Il pulsante si spegne in due casi, e il motivo è scritto subito sotto:

• l'abbonamento è scaduto;
• è stato raggiunto il numero di visite previsto dal piano nei dodici mesi dell'abbonamento.

In entrambi i casi le visite già registrate restano consultabili. Per rinnovare o aumentare il limite scrivete a info@prime-visite.it.

10. Domande frequenti

Ho sbagliato un dato: posso correggerlo? Sì, sempre: matita, modifica, Salva modifiche.

Perché un commerciale non vede alcune visite? Il ruolo Commerciale vede solo le visite in cui è indicato come commerciale. Se non ne vede nessuna, il suo utente non è collegato alla sua anagrafica: lo sistema chi amministra lo studio (guida Impostazioni dello studio).

Nel menu a tendina manca un dottore (o una sede, un canale di conoscenza…). Gli elenchi si gestiscono in Impostazioni → Configurazione Sistema, da chi amministra lo studio.

Il paziente ha accettato dopo il richiamo: cosa cambio? Aprite la visita, mettete l'esito su Accettato e controllate totale e data di accettazione proposti. Il tempo di accettazione si aggiorna da solo.